Contexto
Una empresa había crecido utilizando su web principalmente para presentar sus servicios y recibir solicitudes. Con el tiempo, esas solicitudes empezaron a formar parte de un proceso mucho más amplio: recoger información, comprobarla, organizarla y trasladarla al equipo encargado de gestionarla.
La web seguía funcionando, pero el negocio ya necesitaba algo más que una web.
El problema
Cada nueva solicitud generaba trabajo fuera de la plataforma. Había información que comprobar, datos que ordenar y tareas que se repetían una y otra vez. Parte del proceso dependía de correos, documentos y pequeñas operaciones manuales que habían funcionado mientras el volumen era reducido.
El problema no era conseguir más formularios enviados. Era gestionar mejor todo lo que ocurría después de pulsar «Enviar».
El enfoque
Analizamos el recorrido completo, desde que una persona entra en la web hasta que su solicitud puede ser gestionada. Separamos las tareas que podían resolverse mediante código de aquellas en las que seguía teniendo sentido la intervención del equipo.
También planteamos la arquitectura pensando en necesidades futuras: reservas, usuarios, descuentos, facturación y conexión con otras herramientas de gestión.
La solución
Construimos formularios específicos con validaciones propias, sistemas para registrar determinadas interacciones y herramientas de administración para estructurar la información recibida.
La plataforma dejó de ser únicamente el lugar donde comenzaba una solicitud y empezó a formar parte del proceso que permitía gestionarla.
El resultado
La información llega más estructurada, se reducen tareas manuales y el equipo dispone de una base sobre la que incorporar nuevos procesos sin tener que reconstruir la plataforma cada vez que aparece una necesidad.
Tecnologías
- WordPress
- PHP
- JavaScript
- MySQL
- Integraciones con sistemas externos